(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めのあるものを除くほか、大鰐町における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書の取扱いの原則)

第2条　文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が円滑かつ適正に行われるようにしなければならない。

(文書の管理統制)

第3条　総務課長は、文書の収受、配付、審査、浄書及び発送の事務を管理し、各課の文書事務の処理状況並びに保存及び廃棄の事務に関して随時調査し、文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の職務)

第4条　各課長及び出先機関の長は、常に職員をして文書の作成及び文書の取扱いに習熟させ、かつ、随時文書の処理状況を調査し、事務処理の促進に努めなければならない。

(文書管理者及び文書取扱主任)

第5条　課に文書管理者及び文書取扱主任を置く。

(文書の種類)

第6条　文書は、法規文書、令達文書、公示文書及び一般文書に区分する。

(公文例式)

第7条　文書の例式は、別に定める。

(文書の記号及び番号)

第8条　一般文書で発送を要するものには、文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、契約書、感謝状、書簡その他文書記号及び文書番号を付することが適当でないものについては、この限りでない。

(法規番号、令達番号及び告示番号)

第9条　法規文書、令達文書及び公示文書は、すべて令達(告示)簿(様式第3号)に登録し、番号を付さなければならない。

(文書の分類整理)

第10条　すべての文書は、別表の文書基本分類表(以下「分類記号」という。)により分類整理し管理しなければならない。

(収受及び配付)

第11条　到着文書(小荷物を含む。)は、主管課に到着したものを除き、総務課において受領し、配付先の明らかなものは開封せず主管課に配付し、明らかでないものは開封し、閲覧して主管課に配付する。

(配付文書等の処理)

第12条　文書取扱主任は、開封の必要のある配付文書及び主管課に直接到着した文書はすべて開封して閲覧し、受付印を押し、文書収受簿(様式第5号。以下「収受簿」という。)に記載しなければならない。ただし、軽易な文書は、収受簿への記載を省略することができる。

(勤務時間外の到着文書の処理)

第13条　勤務時間外に到着した文書及び物品の収受及び配付の方法については別に定める。

(主管課で直接収受した文書の処理)

第14条　主管課で直接収受した文書又は文書差出人が持参してその処理を待つものは、第12条の処理を経なければならない。

(口頭又は電話の処理)

第15条　口頭又は電話で受けた重要な事項は、その要旨を起案用紙(様式第6号)に記載して収受文書と同様に処理しなければならない。

(文書の検閲)

第16条　各課長は、文書の配付を受けたときは、速やかにこれを検閲し、必要あるものについては、意見を付して担当係長に配付しなければならない。

(上司の閲覧)

第17条　重要又は異例に属する文書は、速やかに上司の閲覧に供しなければならない。

(主管課に属しない文書)

第18条　配付を受けた文書中その主管でないと認められるものは、付せん用紙(様式第7号)にその旨を記入し、課相互間に転送する。

(起案)

第19条　文書の起案は、起案用紙を用い、次の各号によらなければならない。ただし、文書の内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白又は別の様式に必要事項を記載することにより、起案にかえることができる。

(付せん用紙処理)

第20条　軽易な事件の照会又は連絡で、その文書を保存する必要のないものは、付せん用紙を用いて処理することができる。

(決裁区分)

第21条　決裁は、町長決裁、副町長決裁、課長決裁とする。

(起案文書の回議)

第22条　起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次その決裁権限を有する者に回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第23条　他の課に関係のある起案文書は、主管課長の査閲を経た後、関係課長に合議しなければならない。

(合議の特例)

第24条　次の各号に掲げる文書は、総務課長に合議し、又は供覧しなければならない。

(発送手続)

第25条　主管課において文書を発送する場合は、次の各号に掲げる手続を経なければならない。

(発送方法)

第26条　文書及び物品の発送は、郵便によるものにあっては総務課において、その他のものにあっては主管課において、電報の発信は主管課において行わなければならない。

(発信者名)

第27条　文書の発信者名は、法令に特別の定めのあるものを除き、町長名を用いなければならない。ただし、特に委任された事項及び軽易なものについては、町長名、副町長名又は課長名を用いることができる。

(公印等の押印)

第28条　発送を要する文書は、公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、当該文書が軽易な一般文書であって印刷又は複写に付したものであるときは公印又は契印の押印を、契約書、感謝状、書簡等の一般文書であるときは契印の押印を省略することができる。

(保存年限)

第29条　完結した文書の保存年限は、法令等の定めのあるものを除くほか、次のとおりとする。

(編さん及び製本の要領)

第30条　保存を要する文書は、次の各号の定めるところにより、編さん及び製本しなければならない。

(文書の保存方法)

第31条　文書の保存は、書目分類ごとに区分して行わなければならない。この場合において、公文書一覧表(様式第9号)を作成しなければならない。

(保管文書の貸出し)

第32条　文書の貸出しを受けようとする場合は、当該文書に係る主管課の文書取扱主任にその旨を申し出なければならない。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第33条　総務課で保存する文書の閲覧をし、又は貸出しを受けようとする町職員は、保存文書貸出しカード(様式第11号)により総務課長に申出なければならない。

(転貸の禁止等)

第34条　前条の規定により保存文書の貸出しを受けた者は、これを転貸し、取り換え、若しくは訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外の持ち出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第35条　第29条の規定による保存年限を経過した文書は、廃棄処分しなければならない。この場合において、保存文書目録に廃棄年月日を記入しなければならない。

(町史の資料となる廃棄文書)

第36条　前条の規定により廃棄する保存文書のうち、文書管理者の申出若しくは総務課長の判断により町の沿革等を知る上で活用することができると認められるものは、資料としてこれを別に保存しなければならない。

(出先機関の文書取扱い)

第37条　出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。