○大鰐町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成26年2月21日
訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、大鰐町における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データの適切な管理運営の確保及びデータの保護に資することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより戸籍及び除かれた戸籍の事務(以下「戸籍事務」という。)、戸籍の附票の事務(以下「戸籍附票事務」という。)並びに人口動態調査票等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍に係る事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ統括保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適切な運用及びデータの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ統括保護管理者(以下「統括保護管理者」という。)を置き、副町長をもって充てる。
(戸籍データ保護管理者)
第5条 戸籍情報システムの運用及びデータの保護について適切な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民生活課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第6条 保護管理者は、データの管理の状況及びこれに関連する設備の状態について常に把握し、データが適切に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、統括保護管理者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者及び取扱職員)
第7条 保護管理者は、端末機の適切な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、住民生活課長補佐をもって充てる。
2 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の事務処理範囲を定めるものとする。
(データ保護)
第8条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、き損等の防止のため必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者に内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 データが不要となったときは、速やかに裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適切に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理について、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下「出力帳票」という。)を次に定めるところにより適切に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要がある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等出力帳票の安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要がある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適切な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、保護管理者の許可を受け、外部に情報が流出しないように適正に廃棄しなければならない。
(パスワードの管理)
第12条 保護管理者は、取扱責任者及び取扱職員に対し、当該職員ごとに入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、パスワードを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該パスワードを付与された職員以外の者に漏らしてはならない。
4 パスワードを付与された職員は、当該パスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
5 取扱職員は、パスワードを第7条第2項により定められた事務処理範囲を超えて使用してはならない。
(取扱状況の把握)
第13条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第14条 端末機は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第15条 保護管理者は、データの適切な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第16条 保護管理者は、データの重要性、機密保持及び個人情報の保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、研修計画を策定し、取扱責任者及び取扱職員に対して年1回以上の研修を実施しなければならない。
(会議)
第17条 データの適切な保護及び管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 統括保護管理者は、必要に応じて会議を招集するものとする。
3 会議は、統括保護管理者のほか、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 統括保護管理者は、必要と認めるときは、データの保護について知識を有する者又は前項に掲げる職員以外の職員の出席を求め、その意見等を聴くことができる。
5 会議の庶務は、住民生活課において処理する。
附則
この訓令は、平成26年2月22日から施行する。
別表(第15条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器及びソフト等の名称 | 管理責任者 | 個人情報の保護への対応策 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者及び総務課長 | 1 サーバラックの鍵の管理 2 電算室の鍵の管理 | 1 サーバは、施錠のできるラックに格納し、保護管理者がその鍵を管理する。 2 サーバラックは、施錠のできる電算室に設置し、総務課長がその鍵を管理する。 |
戸籍用端末機 | 保護管理者 | 1 パスワードによる起動 2 システム使用状況リストの管理 | 1 端末機を起動する場合は、取扱責任者又は取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 2 システム使用状況リストは定期的に印字するとともに、施錠のできる保管庫に保管する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | 1 バックアップ記録リストの管理 2 バックアップ用媒体の管理 | 1 バックアップ記録リストは、定期的に印字するとともに、施錠のできる保管庫に保管する。 2 バックアップ用媒体は、施錠のできる保管庫に保管する。 |
「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム | 保護管理者 | 1 複写及び変更不能のプログラム保護 | 1 アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト面で講じる。 |