○大鰐町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理規程
平成30年3月30日
訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、大鰐町住民基本台帳ネットワークシステムのセキュリティ対策に関する規程(平成14年大鰐町訓令第5号)に定めるもののほか、住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)に係る本人確認情報を適切に管理するために必要な事項を定めることを目的とする。
(本人確認情報管理を行う機器)
第2条 住基ネットの情報資産(住基ネットに係る全ての情報並びにソフトウェア、ハードウェア、ネットワーク及び磁気ディスクをいう。以下同じ。)のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等について本人確認情報管理を行う。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 本人確認情報管理責任者(以下「管理責任者」という。)は、住民生活課長をもって充てる。
2 管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる者(以下「取扱者」という。)を指定するとともに、当該本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のため必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報管理方法)
第4条 管理責任者は、当該情報資産の管理方法を定めるものとする。
2 管理責任者は、総務課長と協議して、住基ネットのオペレーション計画を定めるものとする。
3 管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱方法)
第5条 取扱者は、本人確認情報を取扱う場合には、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 統合端末の画面情報に関する留意事項
ア ディスプレイを来庁者等に画面を見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに斜視防止フィルタを適用する等の覗き見防止措置を講ずること。
ウ 画面を長時間表示させないこと。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正時に関する留意事項
ア 入力、削除及び訂正を行った取扱者以外の取扱者が、入力、削除及び訂正した内容を確認すること。
イ 本人確認情報の入力、削除及び訂正から確認に至るまでを2名の取扱者で行うこと。
ウ 入力、削除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等を用いて廃棄すること。ただし、保管が必要な帳票等は、本人確認情報管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
エ 訂正は、管理責任者の承認を得てから行い、訂正した内容の記録を訂正した日から1年間、書庫等に施錠保存すること。
オ 本人確認情報は、メモに書き込む及び端末にテキスト文書として保存する等してはならない。
カ 本人確認情報の入力、削除及び訂正を行った場合は、その実施月日、取扱者の氏名、処理内容を記録すること。
(3) 本人確認情報の検索・抽出時の留意事項
ア 業務上必要のない検索は行わないこと。
イ 事前に、検索・抽出条件を明確にすること。
ウ 検索・抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、基本的には画面のハードコピーを取らないこと。ただし、やむを得ずその必要があると認められる場合には、事前に管理責任者の承認を得て、その記録を残すこと。
(4) 離席時の留意事項
ア 業務アプリケーションを必ずログオフし、又は終了させること。
イ 離席時に終了する場合でも、サーバの運用時間中は、端末1台は終了させないこと。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合の留意事項
ア 一度に大量に本人確認情報を出力しないこと。ただし、やむを得ずその必要が認められる場合には、事前に管理責任者の決裁・承認を得て、その記録を残すこと。
イ この号において大量と定義される印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は、本人の数が20名以上とすること。
(本人確認情報の取扱状況の確認)
第6条 管理責任者は、次に掲げる事項について月1回以上確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 前条各号に定める留意事項が実際の業務において遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要の無い操作履歴が残されていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、取扱者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第7条 管理対象とする帳票は、次に掲げるとおりとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
2 管理責任者は、前項各号に定める帳票について、次の各項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う場合には、取扱者に必要事項を記録させるものとする。ただし、住民からの申請書に基づき、当該住民に交付する部数のみを印刷する場合には、当該申請書を管理対象とし、その出力は、管理対象外とする。
(1) 出力に関する項目
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する取扱者の氏名及び所属部署名
エ 出力した帳票の使用理由
オ 管理責任者の承認の有無
カ 使用の際の注意項目
(2) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する取扱者の氏名及び所属部署名
ウ 廃棄する理由
エ 管理責任者の承認の有無
オ 廃棄方法
3 取扱者は、第1項各号に定める帳票を出力する場合には、次の各項目に留意しなければならない。
(1) 出力装置を、来庁者等が出力帳票を見ることができないように設置すること。
(2) 帳票を出力した場合には、出力装置上に放置せず、速やかに回収すること。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した取扱者を特定して注意を促し、当該帳票は廃棄すること。
4 取扱者は、第1項に定める帳票を保管する場合には、施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者がアクセスできないようにし、その鍵は管理責任者が管理するように留意しなければならない。帳票管理簿についても、同様とする。
5 取扱者は、第1項に定める帳票を廃棄する場合には、次の事項に留意しなければならない。
(1) 事前に、管理責任者の承認を得てから廃棄すること。
(2) 廃棄の方法は、帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断又は溶解する等の方法によること。
(3) 廃棄状況を帳票管理簿に記録して、管理責任者へ報告すること。
(帳票受渡管理方法)
第8条 管理責任者は、次の各必要事項を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用する場合には、取扱者に当該必要項目を記録させる。
(1) 帳票名
(2) 利用者の氏名
(3) 利用目的
(4) 利用年月日
(5) 返却予定年月日
(6) 利用場所
(7) 返却年月日
(8) 管理責任者の承認の有無
2 取扱者は、帳票を持ち出す場合には、次の事項に留意しなければならない。
(1) 帳票受渡管理簿に前項に定める必要事項を記録して管理責任者の承認を得ること。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限がない者がアクセス可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として、複写は行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理責任者へ報告すること。
(5) 返却の際には、帳票受渡管理簿に必要事項を記録して管理責任者へ報告すること。
(帳票の管理状況の確認)
第9条 管理責任者は、以下の項目について月1回以上確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿に第8条第2項に定める必要事項が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致していること、及び紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等が出力された帳票を見ることができないように設置されていること。
(4) 帳票及び帳票管理簿が施錠保管され、及び帳票保管庫の鍵が適切に保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
(委任)
第10条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。